物资管理规定汇编

物 资 部

二OO 七年十二月

目 录

1、物资管理规定………………………………1-4

2、物资采购招标管理规定……………………5-6

3、物资质量验收规定…………………………7-10

4、农网建设与改造物资管理规定……………11-13

5、农网建设与改造财务管理规定……………14-19

物资管理规定

一、物资计划管理

1、年度物资计划,由生技部在四季度确定上年度大修技改等工程项目,由物资公司统一编制采购计划。

2、生产维修材料计划,由生产单位根据公司下达的维修材料费用,定期编制计划报物资公司。

3、计划编制上报后,不能轻易变更,如确需变更,部门应书面文字说明,若物资已采购或供应方不同意变更合同,将联系结果通知计划提出部门,以明责任。

二、物资采购管理

1、为防止物资采购混乱或重订积压浪费,由物资公司统一组织采购订货,未经主管经理或物资公司签字,财务部门拒绝付款。

2、物资采购订货,要根据批准的物资计划和物资储备定额,核对库存,确定采购范围,谨防积压。

3、严格执行物资招标管理办法,规范中标厂家,控制供应渠道,认真签订商务合同和技术协议,重点对厂家商标的检查,避免三无产品。

4、物资采购或加工订货,坚持就地就近的原则,做好保质比价工作,降低采购成本,不得私自采购计划外物资。

5、物资采购或加工订货,实行集体招标制,成立物资采购招标小组,对常规物资每年进行1-2次招标,专项材料、大件材料可视需要组织招标。

6、当地供应的“五交化”小商品等生产维修材料在当地自行采购,库存不得突破核定的定额。

三、物资入库验收管理

1、采购员接提货单后,及时组织提运工作,按合同检查物资型号、规格、数量、包装等,作出记录,以明责任,如有异议,应及时通知供方,提出解决方法。

2、物资送到仓库后,保管员应凭发货凭证、随货同行单,及时检查物资名称、型号、规格、数量是否相符,外观是否破损,如有问题,作好记录,书面通知有关业务员或物资公司经理,以便联系处理。

3、业务经办人员接到保管书面报告后,立即复核,三天内向供方提出异议,将处理意见、结果向经理汇报并通知保管员。

4、物资入库后,仓库管理人员应妥善保管好产品合格证、使用说明等有关技术资料,发货时将资料一同交给物资领用单位。未经验收的产品,不得领发投入使用,以免影响安全生产。

四、物资保管维护利用

1、库存物资要科学管理,做到三清,即材质清、规格清、

数量清;二整齐,即库容整齐、摆放整齐;三一致,即帐、卡、物一致。

2、做好日常维护保养工作,物资要先进先发,不能堆放私人物品。

3、做好物资盘点工作,做到贵重物资要每月盘点,进出库频繁的物资要随时盘点,年终全面盘点,列出盈亏报表。

4、危险品、易爆品、易燃品要分人分库保管,入库时必须做好安全保卫措施。

5、加强安全保卫工作,做好防火、防盗、防破坏的三防工作,在安教部的指导下,备齐消防器材,定期检查,以防失效,根据季节特点,做好防潮、防洪、防风等工作。

6、保管员应做到:班前先看门、窗、物有否异常现象,班后检查门、窗是否关好,切断电源。

五、料帐管理

1、领料单采用一料一单,领料人、领料部门主管签字。

2、帐册、料单、凭证、报表等资料不得涂改,按月装订成册,妥善保管。

3、按照物资分类建立材料明细帐,掌握物资的收、存、发动态,定期核对料帐。

六、物资储备定额管理

1、物资计划的编制,严格按照定额控制最高储备量,无

特殊情况不得突破。

2、定额下库后,财务人员和保管员负有执行监督、检查职责,当超过最高储备时,及时向经理提示,接近低量时,及时向计划员提供进货清单,既保证了物资的供应,又避免超储或积压。

3、物资储备的定额应根据供应和市场变化,逐步修改、完善,适应生产的需要。

物资采购招标管理规定

根据有关文件精神,为适应社会主义市场经济发展的需要,运用法律手段维护正常的经济秩序和公司的合法权益,加强廉政建设,公司对设备和大宗物资采购实行招标管理。为了使物资招投标公开、公正、公平,特制定以下物资招标管理细则:

一、由供电公司纪检、生技、建设单位、物资等部门共同组建成立物资采购招投标小组,负责专项材料和大宗物资招标采购。

二、招投标物资计划由建设单位、施工单位、生产技术部等有部门共同制定,明确设备型号、数量,制定详细的计划单报公司领导批准。

三、参加招投标的供应单位,由生产技术部、公司纪检、建设单位会同物资部门进行严格的资质审查,认证资历。择标过程中,技术上以生技部为主,商务方面以物资部门为主。

四、为确保招投标的公正合理性,提高竞争性,增加透明度,每项物资必须保证有三个及以上厂家入围参加投标。

五、投标采用暗标,竞价方式,开标、评标采用公开方式。

六、由建设单位和生技部门负责与中标单位签定技术协议,列明技术条款。

七、由物资部门负责与中标单位签定商务协议,注明供应时间、验收标准、保持内容、付款方式及售后服务情况。

采购合同管理规定

为了适应社会主义市场经济发展,运用法律手段来维护正常的经济秩序和公司的合法权益,签订采购合同必须贯彻平等互利,协助一致,等价有偿的原则,严格遵守合同规定的条款。

1、对外签订合同之前,必须审核对方法人资格、单位性质、经营范围、资产情况、信用情况、支付能力和营业执照等证明材料。

2、采购合同的签订归口生技部,在合同签订之前必须与有关部门会办,合同一律采用书面形式,一式多份,除主办部门自留一份外,应送一份给财务以便备查。

3、认真签订购货合同,明确规定供应物资的名称、规格、数量,以及质量标准、单位价格、交货期限、交货方式、运输方式、验收标准、货款支付形式、违约处理及其它事项,发现问题,及时处理。

4、合同的归口部门应负责履行和向公司报告合同的执行情况及依法办理合同变更、解除手续,合同应有专人保管和存档,不得丢失、涂改和向无关人员泄露合同的内容。

5、凡因签订合同或因质量问题造成损失的,追究责任人责任,对利用采购合同谋取私利者从重处罚,触犯刑律的,由司法机关追究相关刑事责任。

6、对不履行或不完成履行合同造成损失的,按有关规定处理。

物资质量验收规定

一、严格执行物资招投标管理办法,规范中标厂家,控制供应渠道,认真签订商务合同和技术协议,重点是对厂家商标的检查避免偷梁换柱。

二、采购人员提货时,会同供方共同按合同检查物资名称、型号、规格、数量及外包装有无损坏或数量短少,作出记录,以明责任。

三、物资到库后,保管员应凭发货凭证,随货同行单及时清点检查物资型号、规格、数量是否相符,外观是否损坏,如有问题,作好记录,并书面通知有关业务人员,联系处理有关事宜。

四、物资入库后,仓库保管员应将产品合格证和有关技术资料妥善保管,发料时应将上述资料随同物资交给领用单位。

五、仓库在检查物资时,发现有下列情况之一,保管员应在当天报告物资部负责任人,以便组织有关业务人员查明原因及时处理。

(1)物资名称、型号、规格、数量不符。

(2)应附而未附产品质量合格证或试验报告单等有关技术资料。

(3)外观有破损而影响产品质量。

(4)配件不齐全。

(5)已超过规定有效使用期限。

六、即时通知生产技术部门,对照国标或技术标准进行随机抽样检查,如计量长度、线径、电阻的测量,高压设备的耐压试验等技术验收。

基层供电所材料物资管理规定

一、物资采购

1、基层供电所应按月制订所需材料物资计划表,定期报生技部审核后一并交由新技术物资公司组织采购。基层供电所生产维修和对外劳务“包工包料”工程用材料物资,一律由新技术物资公司组织采购。基层供电所不得自行采购材料物资。否则,公司财务不予报帐,同时还要对责任人按违规违纪进行处理。

2、按照“三不指定”政策,基层供电所应加强对由用户负担设备材料的用电工程的物资管理,积极宣传、贯彻公司电力物资供应优质、优价的营销方针。对用户要求自行采购设备材料的用电工程,基层供电所应坚持设备材料物资质量标准,坚持工程所需设备材料的技术标准,认真做好搭火送电环节对工程施工质量的验收工作,严防劣质材料进入电网,严防不符合质量要求的用电工程并入电网运行,确保电网安全运行和安全用电。

3、购置计量装置(指高压计量箱、计量用互感器及电表,下同)物资,按照公司“选好品牌、能有比较、统一要求、便于管理、优质优价、集中采购”的管理思路,由电华物资公司统一组织采购,基层供电所不得自行采购计量装置物资。用户坚持自行购置计量装置物资,基层供电所应严把质量关,应符合公司对计量设备的管理要求,努力确保供电范围计量装置物资从公司领取、购置。

二、物资领用及结算

1、基层供电所领用的材料物资,按其使用范围可划分为二类:一是领用生产维修物资;二是领用对外劳务工程物资。领用生产维修和对外劳务工程材料物资,应分开办理领用出库手续,基层所不得用生产维修物资从事对外劳务工程,否则,公司财务部门按占用金额扣减费用指标,同时还要对责任人按违规违纪进行处理。

2、领用生产维修材料物资,基层所应按规定要求办理领出库手续,基层所长审核签字后报用电营销部主任签字审批;经公司批准的大修项目工程用材料物资,还应报公司分管领导审批。领用对外劳务工程材料物资,在按规定要求办理领用出库手续后,由基层所长签字审批。

3、新技术物资公司对基层供电所领用的材料物资,实行按月归集汇总,开具正式发票办理结算付款手续。领用生产维修物资,新技术物资公司直接与公司财务部门办理结算,财务部门对领用物资结算金额的准确性进行审核,生技部主任、公司主管生产领导在结算发票上审核、审批签字;领用对外劳务工程物资,新技术物资公司与基层供电所直接办理结算,基层所按规定要求办理审签付款手续。

三、材料物资建帐管理

1、基层供电所应对领用的生产维修(包括领用的集体用和个人用工器具)和对外劳务工程物资,应分别进行帐簿登记各处室理,建立材料物资明细帐,按品种、规格型号,登记领用出库及结存数。

2、基层供电所建立实行材料物资帐务管理,是一项重要的基础工作,各基层供电所应明确材料物资管理员(兼职)的工作要求,按规范要求做好材料物资建帐管理,公司生技部、财务部门应督促,帮助基层供电所建立材料物资帐务管理,各基层供电所应从二00五年元月份起全部建立材料物资帐务理。

3、基层供电所应加强和完善集体和个人用工器具(包括安全用具、仪表仪器等)的管理,建立工器具登记台帐。公司制订基层供电所集体和个人用工器具配置管理制度,集体用工器具购置、报废实行“申报审批制”,个人用工器具实行“以旧换新制”。

四、其他有关事项

1、公司财务部门应加强对基层供电所材料物资领用、物资建帐以及自行采购等环节的财务监督,把材料物资管理作为内部审计工作的一项重要内容。

2、生技部应督促、帮助基层供电所按照《通知》要求加强材料物资管理,制订和完善材料物资管理制度。

3、新技术物资公司应进一步加强材料物资供应服务,创新物资供应服务机制,对条件成熟的基层供电所应尽快设立材料物资供应代销点;严格执行公司规定的物资领用审批程序,确保材料物资供应优质、优价。

农网建设与改造物资管理规定

为了加强和规范农网建设与改造的物资管理工作,严格控制物资的使用,提高网改资金的使用率,结合省电力公司有关农网物资招投标文件精神,特制定农网建设与改造物资管理办法。

一、物资的采购

1、生产技术部,根据初设项目报省、市公司审批后的网改方案,拟定材料计划报省、市公司进行物资的招标。

2、物资中心,根据生技部上报的材料计划按要求参与省、市两级单位组织的招投标工作,本着分批采购,存货适量的原则,按中标通知书签订购货商务合同。

3、仓库管理员,凭订货合同对所送物资进行计量、质量验收,并及时通知生技部门检验送货物资是否合格,确认后签字。

4、仓库管理员收货后,将每一批进货物资按型号、规格分类储存,贴好登记卡,做好“三防”工作,对人为失职造成损失要严格追究责任。

5、材料会计凭仓库管理员签收的货单,供方税务发票、商务合同、办理入库验收单并登帐,经采购、保管、部门负责人签字后,及时送公司财务部,按要求办理付款手续。

二、物资的领用

1、施工单位按生技部审核的单项工程材料计划,按要求填制物资领料出库单,经生技部、分管领导签字后,到物资部领用物资。

2、物资部审核农改物资领料出库单的规范性和完整性,交保管配发材料,核减相应物资的库存量,及时将出库单交给材料帐目会计登帐。

3、材料帐目会计按型号、规格准确填写各项物资的平均价,核减帐面数量、金额。

三、帐目管理

材料帐目会计每月25日按时把填制的农网物资出库单汇总后报送财务部的核算人员,核对库存金额。

四、其它

1、物资部对供不应求的物资,应加强联系,必要时可到中标厂家坐阵提货。

2、施工单位多余的物资,仓库应及时办理退库填写红字出库单。

3、35KV 设备,必须有技术协议方可签订商务合同。

4、对质保期内出现问题的材料设备,物资部负责联系售后服务或更换。

附:农网建设(改造)物资管理流程图

农网建设(改造)物资管理流程图

农电网建设改造物资管理

省地规划设计批复 编制申报招标物资计划 物资招标采购签订商务合同 供应厂家送(提)货

验收入库建档

凭施工设计物资计划填制料单

施工单位到仓库领用材料

施工单位实际工程量材料表

核准节余材料并退库

物资组、财务组核对资金

农网建设与改造财务管理规定

为了加强和规范农网建设与改造财务管理工作,严格控制工程成本,提高投资效益,根据省电力公司有关农网改造财务管理的文件精神,结合公司对我县农网改造管理工作的有关具体要求,特制定电网建设与改造财务管理办法。

一、农网建设财务管理的内容

农网建设财务管理内容包括以下几个方面:

1、参与农网项目的可行性研究、初步设计以及工程结算等阶段的概(预)算审查工作。

2、参与农网项目的设计、施工、设备、材料采购中招投标以及商务合同的谈判和签约等工作。审查合同中有关价格、定金(或预付款)的支付条件、交货条件、保让、索赔、罚款和财务等条款的合法性、公平性和可行性。

3、积极筹措农网建设资金,确保农网资金按时到位,满足农网建设工程进度的需要。

4、建立健全各项内部财务制度,明确划分各级管理权限,制定财务收支审批制度,预算定额控制制度,将农网建设期间一切财务活动纳入有章可循的轨道。

5、严格执行项目概(预)算额,审查各种付款手续的合法性、合规性,及时支付工程、设备、材料价款以及其他费用。

6、进行基本建设日常会计核算,提供会计信息,组织工程建设期间的经济活动分析。

二、资金的管理

1、资金的筹措:本次农网建设与改造的资金来源分为资本金和融资两部分,全部由省电力公司统借统还。

①资本金部分,省公司按照县公司的章程、股份制改造协议以及资产评估报告确认书,拨入由其出资的资本金。资本金不需归还和付息。

②融资部分的资金,首先由县公司与省公司签订“委托借款协议书”,依据已批复的初步设计投资预算总额减去资本金后的所震中借款全部一次性签订。融资部分的资金应还本付息。

③公司财务部门根据我县农网工程进展,应于每月25日前向抚州供电公司财务部门填报《电网建设与改造资金中申报表》,努力确保农改资金按时到位。

2、资金的使用(即工程价款的支付)

公司严格按照与工程设计、施工设备、材料供应等单位签订的商务合同,按进度及时、合理支付有关价款,没有提供有效合理的付款依据拒绝付款。

(一)出包工程(外单位招标施工)

①工程预付款(包括设备定金、大宗材料预付款、工程备料款)的支付,必须在有关商务合同中明确,在实际付款时由工程或物资部门会同财务部门提出申请,并附上有关合同,由公司主管财务领导审签后,交财务部门办理付款手续。财务部门在支付工程进度款时按规定及时扣回。

②施工单位工程进度款的支付,财务部门必须根据施工单位提供的“工程进度报表”和“工程价款结算单”,并经公司

工程部门签注意见,主管财务领导审签后方可付款。

③设计单位设计费的支付,必须根据设计单位提供的设计文件、图纸、初步设计概(预)算等资料的进度,由工程部门会同财务部门提出申请,主管财务领导审签后办理付款手续。

(二)自营工程(公司内部组织施工)

①采购设备、材料物资应以批复的初步设计和实际城求相结合,由物资部门会同工程、财务部门提出申请,并结合招投标签订商务合同的付款要求,主管财务领导审签后办理付款手续。物资部门负责提供办理设备、材料物资发票和有关入库验收手续。

②施工单位(基层供电所等部门,下同)承担的施工项目所需设备、材料物资到公司据实领取;公司支付给施工单位的施工费用仅为初步设计概(预)算中列支的施工安装测试费项目。

施工安装测试费的给付标准暂按预算列支费用项目的50%核定,用于支付施工单位职工的工程施工补助、聘请技工的工资、购置零星安装材料物资以及支付运输费等。

施工安装测试费的另一半,除考虑初步设计概算与实际差异下浮因素外,公司应支付购置交通工具、施工用工器具、税费以及聘请技工工资和参与施工职工适当补助等。

③公司开具“施工通知”给施工单位后,财务部门按由施工单位掌握使用施工安装测试费的20%(暂定)预借给施工单位,由施工单位会同工程、财务部门办理预借手续,主管财务领导审签后交财务部门办理付款,款项汇入施工单位(基层所)

费用帐户,具体核算报帐办法由公司财务科制定下发。

④施工单位掌握使用的安装测试费,公司预借或支付工程完工结算款项时,施工单位开具“农改安装测试费”项目的三联收据到公司办理付款手续,安装测试费项目应交的税费由公司统一申报缴纳。

正式办理完工结算时,施工单位应提供《工程项目竣工报告书》,公司工程、物资等有关部门应签注意见,主管生产领导审签后办理付款手续。

⑤公司技术人员自行设计费的支付,应提供已批复的设计文件、图纸、初步设计概算书等资料,由工程部门会同财务部门提出申请,并取得税务发票,主管财务领导审签后办理付款手续。

⑥农网改造工程施工发生的其他费用支出,由费用发生部门会同财务等有关部门办理手续,主管财务领导审签后办理付款。

3、本次农网资金不同于其他资金的使用,有着较为严格的使用范围和支付手续,除省公司、地区局要进行监督外,县农行也要行使监督责任,县农行要求提供的资料由财务部负责办理。

三、工程成本的管理

加强工程建设成本核算,严格控制工程成本支出,降低工程造价,是农改工作一项十分重要的工作内容。

1、鉴于本次农网改造批复的项目设计与公司按实际审核的情况会有些差异,且10KV 及以下电压等级的工程项目基本上是

自营施工,工程用设备、安装材料以及主要施工用工器具一律到公司领取,因此自营施工领用农改物资按以下规定办理。

① 领用农改物资的程序

A、施工单位到公司领取农改物资,填制农改物资出库单,施工单位(材料)负责人审核签字。

B 、材料组审核农改物资出库表填制的规范性和完整性,材料组长审核签字。

C 、工程部门把关审核农改项目所需材料物资的真实性和可行性,农改材料负责人审核签字。

审签完毕,方可办理出库手续

②农改物资出库单的填制要求

A 、填制农改物资领用出库单时,应写明领用的是“农改”物资;领料部门栏目,填写“××施工单位”;领料用途栏目,填写“农网改造”;工程项目栏的填制,以省公司批复各乡(镇)初步设计文件确定的农改项目为类别,分别归类填制农改物资出库单。

初步设计文件批复的农改项目为:10KV 线路新建;10KV 线路改造;配电变压器新建;配电变压器改造以及低压配电线路改造等。

B 、领用安装设备,应在“农改物资出库单”中写明以下内容:设备名称、规格型号、数量、生产厂家、出厂日期以及安装地点等,以便财务部门日常登记设备台帐和工程竣工编制决算报告时,提供资料依据。

各乡(镇)农改项目应写明上述内容的安装设备主要有:

配电变压器、电力电容器以及开关柜等。

③施工单位领用施工用工器具,应单独归类填制,在工程项目栏中填写“施工用工具”字样。

2、物资部门按时(规定每月25日前)把填制的农网物资出单汇总后报送财务部门核算,财务部门应严格执行已批复的初步设计工程项目概(预)算,定期分析农改工程实际完成投资额及工程项目完工程度与初步设计预算额的关系,按时向公司领导报告,以防工程实际投资突破概(预)算,工程设计、施工以及材料组等部门应密切协作。

3、动用初步设计概预算内预列的预备费必须履行有关报批手续,由公司提出报告,省公司批复后方可动用。

4、财务部门应严格按照“《工业企业会计制度》有关基建业务会计处理办法”进行建设成本的核算与归集,严格按批准的概算进行建设成本的控制。

5、财务部门要严格区分基本建设费用与生产费用的开支界限,特别是材料和零星设备的采购要按照工程概算的标准及实际需要进行采购,不能盲目采购。

6、建筑安装工程列报工程支出必须凭施工单位提供的“工程进度报表”和“工程价款结算单”及施工结算发票。

7、设备材料列报工程支出,必须根据物资部门提供的设备、材料出库单及已安装就位的有关资料。

8、建设期间一些费用性质的开支,应严格遵守国家有关财经制度和法规,按有关标准执行,不得随意提高开支标准,扩大开支范围,并严格履行内部审批手续。

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