公司档案管理制度及档案管理员制度(详细)

公司档案管理制度

一、总则

1、为了规范公司档案管理,特制定本制度。 2、本制度适用于公司及各部门档案管理。 二、档案管理机构的设置及基本要求 (一)档案划分及管理部门

1、档案是指本公司过去和现在,在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

2、公司企管部负责档案资料的归档督促和日常管理工作,制定明确的档案管理员岗位职责。 3、公司档案应按标准规范进行分类,并建立有规范的档案编号和标签,电子与纸张分类目录。 (二) 各部门资料管理

1、公司所属各部门必须设兼职的档案管理员,规范各部门档案管理,实行部门档案与公司档案归口管理,档案管理员必须严格履行职责。

2、各部门根据部门资料性质结合公司档案管理办法,实行统一的标准分类管理。 3、档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。 三 、档案分类 (一)档案质量

1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或黑色中性笔书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。

3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。

4、档案盒(袋) 表面为《档案目录》,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。

(二)分类

1、档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并要一定范畴,不能笼统含糊。(如:证照类、制度类、文件类、合同类等)。 2、公司档案大致分为以下几类:

(1)证照类:营业执照及各类证照,注册资料、年检资料、公司章程等;

(2)文件类:分外来文件(政府职能部门的往来文件)和内部文件(各部门记录文件); (3)合同类:分内部经营管理合同和业务合同两种; (三)档案编号 1、档案分类各级名称经确定后,应编制《记录清单》(《文件记录程序》表格,编号R-035),将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。

3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理,按照《记录清单》条款“对号入座”,各部门要积极配合公司档案管理工作。 四、归档及保存年限

(一)归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档,在一个卷内要按问题或者文件形成的时间排序。

(二)归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订,保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年、3年、6年不等。详见《附件2:记录分类及保存期限》(《文件记录控制程序》附件2)。

(三)各部门可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。 (四)归档的文件资料种类,份数以及每份的页数均应齐全完整。

(五)按归档要求进行装订、编号。全部档案组成后,要对档案做统一排列并编写档号。 五、档案日常管理 (一)发放

文件编制部门将审批会签后的文件交与企管部档案管理员,由档案管理员进行发放,发放时应登记《文件发放登记表》,并对电子版本进行电脑存盘。 (二)接收

各部门接收文件时,应在《文件发放登记表》上签字,并由档案管理员及时填写更新本部门使用文件的《记录清单》。各部门每年底应将清单副本报企管部备案,如内容没有变化,应通知企管部。 (三)借阅 1、借阅手续:

(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,应向档案管理员借阅,经办人必须在《文件借阅/复制登记表》(《文件记录程序》表格,编号R-031)上签字,并注明借出日期,以备及时催还。

(2)档案归还时,经档案员核查无异后,档案即归入档夹,填写归还日期,取消借阅记录。 2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印和摘抄档案。

3、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受。

(四)销毁

1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《文件记录增/改/废清单》(《文件记录程序》表格,编号R-033),报部门负责人审核批准,并指定其监销人后方可进行销毁。《文件记录增/改/废清单》需注明:销毁档案目录、销毁原因、销毁经办人签章、监销人签章、销毁时间。

2、销前,按照清册清点;销后,在清册上签名盖章,并将监销情况报告本部门负责人。《文件记录增/改/废清单》需永久保管。

3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种:未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。 (五)移交

1、需要进行移交的档案,需报部门负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。 2、移交前,进行清点;移交后,在《记录清单》上签字。 (六)保密 1、兼职档案员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。

2、爱护相关设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。 六、附则

(一)本制度是对《文件记录控制程序》(ISO9000程序文件)的补充,涉及表格均为《文件记录控制程序》所包含的表格。

(二)在本制度框架下,公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则,但不得与本制度发生冲突,经报行政部备案后,与本制度具有同等效力。 (三)本制度自印发试行之日起执行。

XXXXXXXXX 公司

2013年7月1日

附录1

兼职档案管理员任命及岗位职责

经公司研究决定,现任命市场营销部XXX 、工程部XXX 、采购部XXX 、品质部XXX 、财务部XXX 、生产部XXX 、XXX 、XXX 、研发技术部XXX 、企管部XXX 为相应部门兼职档案管理员,负责本部门相关档案管理工作。具体工作内容如下:

1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案;积极开展档案的提供利用工作; 2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量。 3、定期擦拭档案架,保持档案清洁,以防虫蛀腐朽,如有破损或褪色的资料,应当及时进行修补和复制,装订部分过窄或有字迹的资料,要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料,要按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的资料,应当附上抄件。

4、归档要注意整洁,归档前要先对文件资料进行分类,再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗,以便归档时所有资料都能随手而得,避免盲目查找。

5、做好保密工作,并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。 6、每年进行一次档案清理,编制或更新《记录清单》(《文件记录程序》表格,编号R-035),做好文件索引,以便查找。

注:此次的兼职档案员除了具备以上的专业素质,还需熟悉和了解相关历史文件材料的分类、数量和内容等,具体的工作细节随时与企管部沟通。兼职档案管理员每月补贴XX 元,各部门根据各自情况分配工作。

XXXXXXXXX 公司

2013年7月1日

附录2: 记录的分类及保存期限


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