关于规范公文管理的实施意见

赵官能源公司文字管理规定

为了提高文字管理水平,促进文字管理规范化、程序化,提

高工作效率,经公司研究,制定本规定。

一、

1、关于公文的格式。

公文中出现的单位(部门)名称一律用全称;行文文字、表

格一律使用WORD编辑,页面纸张采用国际标准A4;公文正文标题应为二号宋体加粗,正文一级题目为三号黑体,二级题目为三号楷体,正文为三号仿宋(注:附件内容可根据篇幅将字体适当缩小);公文应正确使用结构层次序数,第一层次用“一、”,第二层次为“㈠”,第三层次为“1.”,第四层次为“⑴”,第五层次为“①”[其中:“㈠”、“⑴”、“①”及以下相应顺序号应采用窗口“插入”中“特殊符号”内的数字序号];公文所引用的人名、地名、数字、引文必须准确,引用公文应当先引标题,后引发文号;公文应当使用国家法定计量单位;公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,均应使用阿拉伯数字;公文中的标点符号应使用全角;公文页面设置上、下、左、右页边距分别为:2.8cm、2.8 cm、2.6 cm、2.6 cm。不符合上述要求的,退回拟制部门重新办理。

2、关于公文的制发流程及落实。

公文制发流程及落实

公文制发流程为:

1.各部门拟制公文必须从实际工作需要出发,减少公文数

量。确需下发文件的,经分管领导同意后,由部门主要负责人主持认真研究组织起草。

2.规范公文格式。3.公文拟制人员要认真审核,从内容、

形式到法规政策等都要认真把关,做到观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚,篇幅力求简短。凡公文初稿出现矛盾、漏洞、错误,每次对拟稿人罚款10元,联责部门负责人10元。

4.公文起草完成后,负责公文起草的部门到行政办公室登

记编号,填写“文件审批单”,并在“拟稿人”、“负责人审核”、“打字”、“校对”处签名,填写“拟制单位”、“发放范围”、“归口管理部门”,署明日期。否则,每缺一项对拟稿人罚款10元。

5.负责公文起草的部门在两个工作日内将草拟公文交分管

领导审签(部门负责人出差、开会、请假等特殊情况两天以内的,

考核时间可顺延两天,两天以上的由本部门分管副职代签),每拖延一天,对拟稿人罚款10元。分管领导对起草公文要严格把关,两个工作日内完成审核(分管领导出差、开会、请假等特殊情况两天以内的,考核时间可顺延两天,两天以上的可跳跃签发),并签名、注明签署日期。凡公文内容把关不严或每拖延一天,对有关领导罚款20元。

6.拟稿人负责将分管领导签署的公文及公文电子文档转行

政办公室秘书,审批单未签字、未署明日期、日期不准确或未登记编号确认的,退回重新办理。

7.行政办公室秘书收文后要在两个工作日内审核完毕,并交

公司主要领导审签;主要领导签批公文,一般在两个工作日内阅批完毕。否则,每拖延一天,对责任人罚款20元。公司召开的重要会议,在三个工作日内形成会议纪要,并履行会议纪要审批手续,分管领导要在一个工作日内审阅完毕,并签字,然后报公司主要领导签署,确保在五个工作日内将会议纪要下发到各单位。

8.公司主要领导签发后,行政办公室秘书要对公文质量进行

复核,重点审查领导签批情况、审批、签发手续是否完备、附件是否齐全,格式是否统一、规范,确认无误后印刷下发。公文一旦下发,每出现一处错误,对责任人罚款5元。行政办公室要建立纸质文件发放记录,并由收到人在发放记录上亲笔签名。各单位公文接收责任人在接到领取公文通知后,要在一个工作日内将公文领回,否则,每拖延一天对责任人罚款20元。

9.由部门起草上呈的文件,主要领导签字后,行政办公室秘

书负责及时把签署情况反馈录办人,以加强信息沟通,以便文件快速顺利处理。

10.实行公文逐级落实和逐级反馈制度。逐级落实顺序为: 人) 公司主要领导。逐级落实公文,实行电话通知;逐级反馈时,有关单位主要负责人在文件落实当日,将落实情况以电话的形式逐级向上汇报。分管领导要严格督促有关部门落实好公文精神,公文落实执行不力,由分管领导组织进行责任追究,对直接责任者罚款30元。

11.各单位要建立公文接收记录,内容包括:接收时间、文

件名称、落实意见、单位负责人签字、责任者签字等。每少一项,对相关责任者罚款10元。接收到公文后,应在一个工作日内将公文接收记录填全,公文接收记录不全,对责任者罚款10元;公文接收记录填写不认真的,对责任者罚款10元。

12.向新矿集团报送的报告等公文,经公司主要领导签署后,由行政办公室秘书或归口部门在24小时内报集团公司;向地区、省级(包括报送的平行文)上报的公文,由归口部门48小时内上报。上报的请示、报告等公文必须加盖“山东新矿赵官能源有限责任公司”印章,由接收部门接收人员签字后存档备查。公文延期报送,每次罚责任人20元;漏报、错报每次罚责任人50元;因漏报、错报造成经济损失或不良影响的,对责任者进行责任追究,每次罚款不低于100元;各部门凡向集团公司有关部门上报的电子文档,一律通过办公网系统以邮件形式上报。

13.紧急公文经请示后,可特事特办,采取特殊措施保证及时签批、发出。

14.行政办公室秘书必须在公文下发当天完成文件存档,否则,对责任人罚款10元。

15.由行政办公室负责考核公司下发的文件,每周一将上周

检查考核情况在公司早调度会议上通报一次。否则,对部门负责人罚款10元。

二、上级来文运行流程及考核

上级来文(公文、纪要、通知、传真、电报等)运行流程:

1.行政办公室秘书负责每天至少四次(时间为:7:30、11:30、14:30、17:30)登录新矿集团办公自动化系统,查收集团公司来文及上级来文,将接收的公文分类登记造册,每天报主要领导签批,应急公文可随时办理。公文查收有误或迟报、漏报,对责任人罚款10元;造成严重后果的,进行责任追究,罚款不低于20元。对集团公司有关部门发至公司对口部门的邮件要立即处理,电话通知相关部门。

2.生产调度室接收到上级传真通知后,由当班调度员及时

传送至行政办公室,并电话询问确认是否收到。半个工作日内不传送,每次对责任人罚款10元;贻误正常工作或造成不良影响的,进行责任追究,并对责任人给予不低于20元的罚款。

3.有关人员外出参加会议带回的公文,按公文性质要在一个

工作日内交到行政办公室,报公司主要领导审批。因不及时传递而贻误工作开展的,对责任人罚款50元;造成严重后果的,严肃追究有关人员的责任。

4.领导批示的公文均附处理单,在接到持有主要领导签批

意见的公文后,要及时研究、落实,有关领导及部门应根据公文轻重缓急,于三个工作日之内形成落实意见。承办人要在处理单上签字后将落实意见反馈给行政办公室,形不成落实意见或不及时反馈落实意见的,对责任者罚款20元。

三、有关要求

1.机电运输部为办公网络的技术和安全支持部门,负责办公网系统的管理及维护,必须保证办公网的安全运转,确保正常的公文流转秩序。发生故障,必须在一个工作日内排除(因特殊情况造成网络系统中断,应立即向主要领导汇报)。否则,每拖延一天,对责任者罚款50元。

2.各单位要在接到文件后二个工作日内,将公文接收责任人名单报行政办公室,人员发生变动时,要及时通知办公室。否则,由此引发的一切后果自负。

3.本办法自下发之日起执行。

二0一0年五月八日


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