部门会议

一、部门会议的基本特点
1。部门会议是公司或企业各个部门内部召开的会议
2。通常是由部门主管召集,由部门的成员参加,有时邀请上级领导列席
3。会议的内容多是总结上一阶段本部门的工作,并围绕整个公司的规划与总体计划对下一阶段的工作进行安排
二、如何提高部门会议的效率
1。会前
确定会议的目的并尽早告知参会人员。让参会人员尽早知道会议目的,使其对会议所要讨论的内容有所准备,可以提高会议的有效性。选择合适的开会时间和地点会起到意想不到的作用。
会议时间和地点的恰当选择往往是常被忽视的一个前置作业,会议召集人不能随意制定一个开会的时间与地点,就要与所有的人配合,否则,“因故不能出席”的理由就会接踵而来。
选择合适的会议方式也是提高会议成效的手段。部门会议采取的会议方式通常是集思广益式会议。这是最常见的一种会议方式。
2。会中
一个好的开场白,往往不仅有画龙点睛的作用,也能引发讨论,也可以说是成功会议的基石。开场白是一段系统、简洁、审慎、有明确宗旨的3分钟~5分钟的讲话。其内容应包括开会目的、已知的重要资料及其议事方式。
好的开场白应符合的条件:
(1)让与会者清楚地知道开会的目的及程序。
(2)让与会者知道为何请他们来开会。
(3)预先提示,避免讨论和主题不相关的内容。
(4)取得与会者对会议进行方式的认可。
会中最好有“扮黑脸”者。为了提高议事质量,主席可以指定一人在会中“扮黑脸”。其主要任务是提出反对意见,以帮助发言者修正其观点。之所以在会中有人“扮黑脸”很重要,是因为许多下属不敢提出跟上司相反的意见,甚至以为多说多错,所以,把所有的问题都合理化,不加选择地接受多数人的意见。尤有甚者,还会给其他提意见或建议的人带上不肯合作的帽子,如此只会造成议事质量低的恶性循环。
“扮黑脸”者的秘诀
(1)可以在批评之前,让大家知道其角色定位。例如:
“如大家所知,我的工作是适时提出问题。我相信任何观察力敏锐的与会者都会发现,“秘书工作”的发言缺乏证据。我不是在反对大家的意见,可是我们却又不能忽视……”
(2)通过一个有权威的与会者道出自己的批评。
(3)常用“我们”而非“我”来陈述意见。
注意化解意见冲突。与会者本身若能自行化解意见冲突,则创造高效率的会议就不会是件难事。必要时,主席应公开处理互相冲突的意见,但要极力避免和与会者的对立。以下介绍几种避免和化解意见冲突的办法:
第一,阐明开会期望。
冲突的发生通常是有两个或两个以上的意见太过迥异,提议人都会视对方为其主张的障碍。其实这种情况的发生常是由于双方对彼此意见一知半解所致;另外,这也与主席不当的会议主持方式有关,也就是仅听取单方面意见,如此自然会造成不同意见者的反感。为避免此种情况,有以下几点建议:

请发言者再简短清楚地陈述一遍意见。
找出不同意见的相通点。
将会议期望再明确说一遍,看何种意见更比较符合此期望。
指出最不符合此期望的意见为哪一条。
第二,要求发言者提供更有力的佐证。
这是化解冲突的另一个办法。主席可以将意见抵触的部分整理出来,并要求发言者提供更有力的佐证。例如,向持反对意见的与会者要求:“你可以提出足够的证据说明这个意见不合适吗?”这样的问题不仅有助于缓解紧张的气氛,也能帮助与会者提出更具体的意见。
第三,就事论事,不要就人论事。
v避免将冲突发生的原因归咎到人的因素,而是要找出使意见僵持不下的环境因素。主席对不同的意见以及可能对立的双方都要适时安抚及协调。
第四,寻求其他解决方法。
尽可能找出其他解决方案,是化解冲突的一个办法。在此,提供一个可能的方法,即把意见抵触的部分,分解成几个小冲突,再分别找出其解决办法或折中方法。
第五,转移话题或暂时休息。
会议因冲突而不得不停下来时,可以适时转换话题。例如:主席再解释一次会议的期望和已经达成的共识,或暂时休息让大家再好好想一想,也可以请第三者来调停冲突,但千万不要赌气地独断专行作决定。
第六,会前预先排除冲突。
当主席知道会中可能发生意见相左且意见双方不可能让步时,有必要在会前与这些人进行沟通。假如还是无法化解不同意见,主席有必要表达对两者皆不满意的态度,请大家再好好思考一下。但同时也要避免让与会者觉得,不满意的态度是冲着某一个人而来的。


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