各常见公文(函.请示.报告.通知.规定)格式与范文

常见公文(函、请示、报告、通知、规定)写作格式与范文

一、函的写作格式

函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。

函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。

函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下:

(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。2、主送机关。

(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。

(四)结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询()”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。

(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。

其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样,

国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函

国办函 [1993] 2号

国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局:

为进一步发展我国羊毛生产,搞活羊毛流通,提高羊毛质量,根据国务院领导同志的批示,现就有关问题通知如下:

一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。(略)

二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。(略)

三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。(略)

四、为了促进国内养羊业的发展,支持纺织工业生产和扩大出口创汇。(略)

上述有关政策,请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实,执行中的问题,由国家计委和经贸办协调,并督促落实。

一九九三年一月三日

二、通知的写作格式

通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事项。

一、标题:制发机关+事由+通知。

二、正文:㈠通知前言:即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题,经×××批准,现将×××,具体规定通知如下。㈡通知主体:写出通知事项,分条列项,条目分明。

三、结尾(三种写法)

㈠意尽言止,不单写结束语。

㈡在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结尾可用“特此通知”结尾。

㈢再次明确主题的段落描写。

北京积水潭医院关于××××××的通知

各科室:

××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××。

北京积水潭医院

二○○五年三月十日

国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知

国发(1996)×号

各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:

改革开放以来,我国证券交易市场有了很大发展,证券交易规模不断扩大,证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场,妥善处理中央与地方的合配比例,增强中央宏观调控能力,国务院决定,自1997年1日1日起,将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%,调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发,继续做好证券交易印花税的征收管理工作,进一步促进我国证券市场的健康发展。

中华人民共和国国务院

一九九六年十二月十六日

关于×××××××××××××××会议的通知

各职能处室:

定于×月×日召开××××会。现将有关事宜通知如下:

参加人员××××××××××××××××××××××××××××。

会议时间×月×——×日(会期×××,×××××报到。)

会议地点××××××××××××××××××××××××××××。

有关事宜(一)××××××××××××××××××××××××××××。

(二)××××××××××××××××××××××××××××。

(三)×××××××××××。

联系人:×××,电话:××××××××,传真:××××××××。

北京积水潭医院

××××年×月×日

关于召开全区宣传部长会议的通知

各市委宣传部,柳铁党委宣传部:

定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会,现将有关事项通知如下:

一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神;总结交流我区前八个月宣传思想工作;研究部署下一步工作。

二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。

三、会议时间9日9-10日(会期一天半,9日8日下午报到) 。

四、会议地点报到及住宿地点:南宁市七星路广西宣传干部培训中心。会场:区党委办公楼三楼会议室。

五、有关事项

(一)请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份,在报到时交会务组(打印要求:16开幅面,在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”) 。

(二)请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作,准时出席会议。在外出差、学习的,加无特殊情况,务请回邕参加会议。

(三)请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。

中共广西壮族自治区委员会宣传部

二○○三年九月四日

二、报告的写作格式

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。

一、标题:制发机关+事由+报告;报告前可加“紧急”。

二、正文:

㈠事由:直陈其事,把情况及前因、后果写清楚。

㈡事项:写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。

三、结尾:可写“特此报告”、“专此报告”,后面不用任何标点符号,或“以上报告如无不妥,请批转各地、各部门执行”,或“以上报告,请指示”等语。注意事项:概述事实,重点突出,中心明确,实事求是,有针对性。

关于××××××的报告

院领导:

根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下:

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××。

以上意见如无不妥,请批转各部门执行。

北京积水潭医院××处

××××年×月×日

关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告

脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹) 是一种不能有效治疗,却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标,国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下:

一、自我国开展计划免疫工作以来,脊髓灰质炎疫苗接种率提高,发病率显著下降,取得了可喜的战绩。

二、在冬季,脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此,决定从现在起至一九九五年一月期间,每年的十二月五日和一月五日,对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。

以上意见如无不妥,请批转各地区、各部门执行。

卫生部

一九九三年十月二日

关于××××××的报告

根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下:

××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××,提出以下建议:

一、×××××××××××××××××××。

二、×××××××××××××××××××。

北京积水潭医院××处

××××年×月×日

四、请示的写作格式

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。

一、标题:制发机关名称+事由+请示。

二、正文:

㈠请示的原因:陈述情况,阐述理由,讲情必要性和可能性,最后用“为此,请示

㈡请示的事项:写明请示要求,如请求物资要写明品名、规格、数量,请求资金要写明金额。

三、结尾语:多用“上述意见,是否妥当,请指示”。“特此请示,请予批准”,“以上请求,请予审批”,“以上请示,请予批复”,“以上请示,如无不妥,请批转各部门执行”等语。

关于在全国开展基本农田保护工作的请示

国务院:

为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神,巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果,拟在全国推广这一做法。具体意见如下:

二、根据不同地区确定保护重点。„„„„„„

三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。„„„„„„

以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见,如无不妥,请批转各地区、各部门执行。

国家土地管理局

一九九一年一月二日

关于××××的请示

院领导:

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

此文是否提交院办公会讨论,请指示。

积水潭医院××处

×年×月×日

关于建立中国工程院有关问题的请示

国务院:

近年来,我国科学家、工程技术专家和有关人士,曾多次提出建立中国工程院问题。 全国政协七届五次会议和中国科学院第六次学部委员大会期间,不少政协委员、学部委员和工程技术专家,又先后提出提案和建议。党中央和国务院领导同志十分重视这一建议。曾就建立中国工程院问题,多次作过批示。根据党中央和国务院领导同志的批示精神,组成了专家研究小组,经过广泛调查研究,听取各方面人士和有关产业部门的意见,进行反复酝酿和讨论,形成工程院的初步方案。

现就建立中国工程院的有关问题报告如下。

二、关于组建中国工程院的一些原则。

(一)关于名称(略)

(二)关于中国工程院的性质和作用(略)

(三)关于中国工程院成员的称谓(略)

(四)关于中国工程院与中国科学院(学部)的关系(略)

(五)关于中国工程院院士的标准和条件(略)

(六)关于中国工程院第一批院士的产生及以后的增选制度(略)

(七)关于中国工程院的领导体制及学部设置(略)

三、关于中国工程院的筹建工作及进度安排(略)

以上请示当否,请批示。

附件:中国工程院筹备领导小组名单。

国家科委(盖章) 中国科学院(盖章)

一九九三年十一月十二日

关于《会计人员职权条例》中“总会计师”既是行政职务又是技术职称的请示 财政部:

国务院1987年国发 [1987] *号通知颁发的《会计人员职权条例》规定,会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会计员四种;其中“总会计师”既是行政职务,又作为技术职称。在执行中,工厂总会计师按《条例》规定,负责全厂的财务会计事宜;可是每个工厂,尤其大工厂,授予总会计师职称的人有四五人,究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜,执行总会计师的职责与权限呢?我们认为宜将行政职务与技术职称分开。总会计师为行政职务,不再作为技术职称,比照最近国务院颁发的《工程技术干部技术职称暂行规定》将《条例》第五章规定的会计人员职称的“总会计师”改为“高级会计师”。

以上意见是否妥当,请指示。

省财政厅(盖章)

关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示

国务院:

随着对外改革开放的不断扩大,人民生活水平不断提高,近年来,中国公民自费出国旅游不断增加,为适应改革开放形势,加强中国公民自费出国旅游的管理,特制定了《中国公民自费出国旅游管暂行办法》。

附:中国公民自费出国旅游管理暂行办法

以上暂行办法如无不妥,请批转发布执行。

国家旅局(盖章) 公安部(盖章)

二O 一一年×月×日

五、规定的写作格式

规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。

一、标题:地域+内容+文件种类(规定、管理办法、细则、规则等)。

二、正文:

(一)正文的内容通过“条”的形式表述,按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。

(二)“条”的内容较多时可分为“款”,“款”的内容较多时可分为“项”。

(三)根据内容的需要,可以在“条”上设“章”。

XX 市粮食局

关于加强防汛工作的紧急通知

各区市粮食局、局直各单位:

据中央气象台和青岛市气象台联合预报,受南方热带低气压的影响,预计明、后两天青岛市将有一个强降雨过程,降雨量可达200毫米以上,并拌有8级大风,局部有冰雹。按照市委、市政府有关通知精神,为加强 全市粮食系统防汛工作,现将有关事宜通知如下:

一、要高度重视。一是领导要高度重视。各处室负责人、各单位主要领导要充分认识做好本次防汛工作的重要性,加强对本次防汛工作的领导,确保安全渡汛。二是要制订好防汛工作预案。各单位要根据自身工作实际制定本单位加强防汛工作预案,落实工作措施,做好防汛准备。市粮食局的防汛工作预案由局办公室负责制定。三是要建立统一协调的领导机制。建立起由市粮食局局长为组长,各单位负责人为副组长以及各有关人员参加的防汛工作领导小组(名单附后),领导小组下设在市粮食局办公室,由市粮食局办公室统一做好防汛期间的协调调度工作(联系人:XXX 联系电话:XXXXXXXXXXX )。

二、要采取有力措施。一是要认真做好隐患排查。各单位要认真将本单位防汛工作隐患排查一遍,各仓储企业要彻底排查各个粮仓安全情况,做好预防大风和降雨的有关准备工作,做到预防为住,防患于未然。二是要落实防汛工作相关保障。各单位都要成立防汛工作队伍,确保防汛期间的通讯畅通,落实好防汛车辆安排,做好充足的防汛物资储备。三是要做好应急抢险准备。各单位要做好出现险情后的应急抢险准备工作,出现险情后立即组织抢险,并迅速上报有关情况,确保将损失降到最低限度。

三、要落实责任。一是要建立防汛工作责任网络。各单位务必于6月23日12时以前上报本单位防汛工作预案,落实好责任人员,建立防汛工作责任网络体系。二是各单位要层层传达防汛工作通知精神。要通过各种形式,将防汛工作通知精神传达给每个干部职工,统一大家对防汛工作重要性的认识,将防汛工作责任落实到人。三是建立责任追究制度。对在本次防汛工作中因个人问题而造成人员伤亡和财产损失的,要追究有关人员责任。对于出现事故隐瞒不报的个人和单位要按照有关规定追究责任。

附:青岛市粮食局防汛工作领导小组名单

二○○六年六月二十二日

(本文作者:苏平山)

第11页

关于电子政务大赛情况的通报

局直各单位、机关各处室:

根据市局《关于举办电子政务大赛的通知》要求,6月22日在XX 粮食科学研究所干部教育培训基地,举行了由一、二、三库、军供站和机关工作人员参加的电子政务大赛。由于各单位领导重视,组织规范严密,圆满完成了大赛任务,达到了预期目的。现将情况通报如下:

一、基本情况

本次大赛共有66人参加,其中局机关26人,一、二、三库各12人,军供站4人。参赛人员围绕电子政务和公文写作等方面的内容,用微机操作的方式进行了考试,平均成绩在85分以上。

二、主要特点

1、妥善安排,积极参与。各单位领导和机关各处室高度重视这次大赛活动,克服半年工作忙、任务中等困难,积极参加大赛活动,除因公离青外出的人员外,符合条件的人员都报名参加了这次大赛。

2、准备工作充分,措施有力,实现了通过比赛促进学习的预期效果。大赛前,市局政工处组织各单位符合条件人员进行了脱产培训,系统学习了电子政务和公文处理等方面的知识;机关各处室主要利用业余时间以自学为主,形成了人人学技术、学业务的良好氛围。对确有特殊情况不能参加大赛的人员,经主要领导批准后,组织统一补考。

3、领导重视,组织严密。为了保证大赛质量,比出真本事、真水平,聘请了专家封闭出题,设立了专门考场,市局领导亲自到考场巡视检查,确保了大赛落到实处,不走过场。

三、存在的主要问题

个别单位及处室对大赛认识不到位;个别工作人员有重工作轻学习的现象。

附件:参加电子政务大赛成绩单

二○○六年六月二十二日

(本文作者:于广青)

第12页

某市市级粮食储备库

关于组织部分人员到武汉进行培训的请示

某市粮食局:

自2003年开展仓储管理年以来,在经历了标准化、规范化等几个阶段以后,我库仓储管理水平明显提高,仓储面貌发生了根本性的变化。但在硬件建设达到一流的同时,存在着软件与硬件建设发展不相配套的问题。为切实提高我库仓储职工的业务技术素质,全面解决软硬件建设不相配套的问题,经库党委研究,我库拟组织选派部分人员到武汉粮食管理学院进行培训。现将有关事宜请示如下:

一、培训人员及费用

拟从库全体职工中选拔仓储业务骨干20人参加培训学习。培训费用为1000元/人。

二、时间安排

培训时间初步定于2006年7月6日至20日。

三、拟培训内容

(一) 国内外储粮新技术的应用

(二) 储粮害虫防治

(三) 储粮四项新技术的应用

(四) 粮食物流方面的业务知识

(五) 储粮生态系统知识

四、其它相关问题

为切实组织好此次培训,我库准备安排库副主任某某某同志带队参加培训,全面负责解决培训过程的问题。

当否,请批复。

某市市级粮食储备库

二○○六年六月二十二日

(本文作者:夏永超)

第13页

报告范文

XX 第三粮库

关于开展学习宣传《粮食流通管理条例》

活动情况的报告

市粮食局:

根据市局5月15日下发的关于组织开展学习宣传《粮食流通管理条例》活动的通知精神,我库于5月17日至26日组织全库职工集中开展了学习宣传活动。现将有关情况报告如下。

一、 领导重视,认真组织。库主要领导对此项工作高度重视,专门召开班子会议研究活动具体意见,成立了以分管业务主为组长的《条例》学习宣传领导小组,认真组织各项具体活动,库于17日召开全库班长以上干部及骨干职工会议,对活动进行了动员。对各部门开展活动提出了明确的要求。

二、 措施得力,内容丰富。为搞好此次学习宣传活动,根据《条例》的内容并结合我库实际,我们制订了周密详尽的活动方案,按照时间计划和要求积极推进,并对各分库和科室开展活动的情况进行跟踪调度,及时指导各单位认真组织职工学习,向职工宣传国家颁布《条例》的重要意义,学习《条例》的具体内容。我们在中层以上干部中开展了“主任讲条例”、“科长谈体会”活动,结合库办公会集中进行学习。组织全库职工开展了“我学条例”演讲比赛,以分库为单位组织了黑板报比赛。全库有十三名职工上台演讲,由两个单位的黑板报获得优胜奖。为了让全社会了解条例,我们在库临街区域悬挂了多条条幅,努力营造学习宣传氛围。

三、 职工积极,效果显著。通过开展多种形式的学习、宣传,我库职工学习积极性有了明显提高,对条例颁布实施的重要意义有了清晰的认识,对具体内容认识有了新的提高。我库组织的此次学习宣传活动达到了学习法规知识,提高员工素质,增强职工干好粮食工作使命感、责任感的目的。

XX 第三粮库

二○○六年五月二十八日

(本文作者:何开波)

第14页


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