洽商函的格式

1、函的概念、特点
函是不隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题;或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中唯一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。在行文方向上比较灵活,不仅可以在平行机关之间、不相隶属的机关之间行文,而且还可以向上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题外,还可以向有关有管部门请示批准事项;向上级机关询问具体事项,也还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请示批准事项,以及上级催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正,不过这种情况并不多见。
函具有以下几个特点:
⑴沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示着平行文种的功能,这是其它公文所不具备的特点。
⑵灵活性。表现在两个方面:一是行文关系灵活。函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活。除了国家高级机关的重要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其它一般函,比较灵活自便。可以按照公文的格式及行文要求办,也可以不完全按照公文的格式及行文要求办;可以有文头版,也可以没有文头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题。
⑶单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项。
2、函的分类
函可以从不同角度分类:
按性质分,可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位较为正式和公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。
按发函的目的分,可以分为发函和复函两种。发函即主动提出公务事项所发的函;复函则是回复对方询问所发的函。
另外从内容和用途上,还可以分为商洽事宜函、征求意见函、催办事宜函、请求批准函、答复事宜函、报送材料函,等等。
3、函的结构、内容和写法
由于函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性,兹不一一列述。这里主要介绍规范性公函的结构、内容和写法,其他类别的函可以比照来写。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。各部分的格式、项目内容和写法如下:
⑴首部。发文字号、主送机关等项目内容。
 ①标题。公函的标题一般有两种形式,一般由发文机关名称、事由和文种构成。
 ②发文字号。由发文机关代字后加“函”字、年份和序号构成,如“国办函〔1994〕103号”。
 ③主送机关。即受文单位,写明全称,后面用冒号。
⑵正文。这是公函的主体部分。主要包括缘由、事项和结语三项内容。
 ①缘由。概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关问题函复如下:”等过渡语转入下文。
 ②事项。函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。是相互商洽工作、询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准,要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。
有的公函,事项涉及的内容比较多,也可以分类列明。

 ③结语。一般根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。
⑶尾部。一般包括署名和成文时间两个项目内容。
署名写上机关单位名称,并加盖公章;成文时间写明年、月、日期。
4、撰写函件应注意的问题
首先,要注意行文简洁明确,用语把握分寸。特别是平行机关之间的行文,一定要注意语气平和有礼貌,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维,谨小慎微。至于复函,要注意行文的针对性,答复的明确性。
其次,函也有关于时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。不少单位在处理函件时,误以为它的时效性不很强,于是就拖办或者缓办,有的甚至不办,这样势必会给工作造成一定损失。所以,函虽然不像“命令”、“指示”等文种那样具有权威性,但它毕竟是公务活动中不可或缺的文种,我们应该像对待其它公文一样,及时处理函件,以保证公务活动的正常进行。


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