公文基本常识

公文实务篇

第一部分 公文写作

第一章 公文基本常识

一、公文的概念

广义的公文,是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭 义的公文,是指党政机关处理公务时所使用的公文。公文不是谁都可以任意制发的,它是由 法定的作者制成和发布的。公文的法定作者,就是指依据法律和有关的章程、条例、决定成立的并能以自己名义行使职权和承担义务的国家机构与其他社会组织(以下统称为机关)或 代表机关组织的领导人。

二、公文的种类

公文根据不同的标准,可以分成不同的类别,主要分类情况如下表:

三、公文的效用

公文的效用就是指公文的实际效力和功用。公文有两个方面的效用,第一是现行执行效 用,也就是公文对受文者以及其他机构、组织和个人有关行为的强制影响;第二是历史效用, 是指公文在记录和印证历史事实方面的权威性作用和影响。

四、公文的稿本

公文的稿本是指公文的文稿和文本,同一内容和形式的文件,在撰写印刷过程中,以及 根据使用时的不同需要,又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草过程中 形成的一次又一次的稿子,包括草稿、定稿两种。同一份文件,根据它们的不同用途,可分 为正本、副本、存本、修订本;一些法规性文件又有试行本、暂行本等形式,同一内容的文 件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。

(一)草稿

草稿也称为未定稿,指拟成而未最后定稿的历次文稿。

1.草稿内容未正式确定,不具备正式公文的效用。

2.草稿的外观特点是没有生效标志(签发、用印等),文面上常见“草案”、“初稿”、 “二稿”、“三稿”等稿本标记,标记大都位于标题下方或右侧加括号。

(二)定稿

定稿也称为签发稿,是经审阅修改,由机关单位负责人签发或经一定会议讨论通过正式 生效的文稿。

1.定稿是内容已确定,已履行法定生效程序的最后完成稿,具备正式公文的效用,是制 作公文正本的标准依据。定稿一经确立,如不经法定责任者(如签发人、讨论通过该公文的 会议等)的认可,任何人不得再对其予以修改,否则无效。

2.定稿的外形特征是有法定的生效标志(签发等);有的还标明“定稿”、“最后完成 稿”等稿本标记。

(三)正本

正本是根据定稿按正规格式印刷的供向外发出用的正式文本。

1.正本内容必须是对定稿的完整再现。

2.正本的外形特征是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标志, 在一些特殊公文上还标有“正本”字样的标记。

(四)副本

副本是再现公文正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。副本供存 查、知照用。

1.作为正本复份(与正本同时印刷)的副本与正本在外形上基本上没有区别,这种副本 只在送达对象和使用目的上与正本有所不同,正本送达主送机关,供对方直接办理,副本送 抄送机关了解内容或由本机关留存备查、归档等,在效用方面均具备正式公文的法定效用。

2.副本常需加注“副本”字样的标记。

(五)存本

存本是发文机关留底存档的文本。

1.存本作为对外发出的正本的样本,是不向外发送的,因此可不必盖印和签署。

2.存本的作用是用于存档,且可以用它与定稿对照并检查正本发出后可能出现的问题。 如是印制过程中产生的问题,即属内部责任,通过存本与定稿核对即可查清;如属文件发出后产生的问题,通过存本与正本核对即可查清。

(六)试行本

试行本是规范性公文正本的一种特殊形式,即试验推行本,在规定的试验推行期间具有 正式公文的法定效用。试用本主要适用于发文机关认为公文内容在一段时间的实践检验后可 能将予修订的情况下使用的文本。

试行本的外形特征主要是在公文标题中加注稿本标记,一般是在文种后用括号注明“试 行”字样。

(七)暂行本

暂行本也是规范性公文正本的一种特殊形式,即暂时推行本,在规定的暂行期间具有正 式公文的法定效用。暂行本常用于发文机关认为因时间紧迫,公文中的有关内容可能存在不 够详细周密等缺欠,不长的一段时间之后可能将予修订的情况之下。

暂行本的外形特征是在公文标题的文种之前加注“暂行”字样,如《行政法规制定程序 暂行条例》。


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